Waarom een schoonmaakrooster voor kantoor werkt
Zonder rooster wordt er schoongemaakt wat opvalt: de prullenbakken, het toilet, de vloer. Plekken die je niet direct ziet, zoals plinten, deurklinken, de binnenkant van de koelkast of de luchtroosters, schuiven steeds door. Na een paar maanden ziet een kantoor er daardoor rommelig uit, terwijl er wel elke week iemand is geweest.
Een rooster legt per taak vast hoe vaak die gebeurt. Dat geeft houvast aan de schoonmaker, maakt de kwaliteit controleerbaar en voorkomt discussie over wat wel en niet is afgesproken. Het rooster hieronder is een vertrekpunt voor een gemiddeld kantoor. Pas de frequenties aan op het aantal mensen, het type vloeren en hoe intensief ruimtes worden gebruikt.
Wordt er bij jullie twee of drie keer per week schoongemaakt in plaats van dagelijks, dan schuiven de dagelijkse taken naar elke beurt en de wekelijkse taken naar een vaste dag in de week. Het principe blijft hetzelfde: elke taak heeft een vast ritme, en niets hangt af van wat er toevallig opvalt.
Dagelijkse schoonmaaktaken op kantoor
Dagelijkse taken richten zich op hygiëne en de eerste indruk. Dit zijn de plekken waar veel mensen komen en waar vuil of bacteriën zich snel ophopen. Wordt er niet elke dag schoongemaakt, verdeel deze taken dan over de beurten die er wel zijn en geef sanitair en pantry voorrang.
- Toiletten, wastafels en kranen reinigen en desinfecteren
- Spiegels in het sanitair streepvrij maken
- Zeep, handdoekpapier en toiletpapier controleren en aanvullen
- Prullenbakken en afvalbakken legen en zo nodig nieuwe zakken plaatsen
- Pantry: aanrecht, spoelbak en tafels afnemen
- Koffieautomaat en waterkoker aan de buitenkant reinigen
- Vaatwasser in- of uitruimen als dat is afgesproken
- Contactpunten afnemen: deurklinken, lichtknoppen, liftknoppen en trapleuningen
- Vrije bureaus en vergadertafels afnemen
- Entree en ontvangstbalie opruimen en afnemen
- Vloeren in entree, pantry en sanitair zuigen en dweilen
Wekelijkse schoonmaaktaken op kantoor
Wekelijkse taken houden het kantoor op peil. Ze kosten meer tijd per keer, maar hoeven niet elke dag. In kleinere kantoren met een of twee beurten per week vallen deze taken vaak samen met de dagelijkse lijst.
- Alle vloeren volledig zuigen, ook onder bureaus en tussen stoelpoten
- Harde vloeren in werkruimtes dweilen
- Bureaus afstoffen rondom beeldschermen en toetsenborden (zonder spullen van medewerkers te verplaatsen, tenzij dat is afgesproken)
- Telefoons, headsets op gedeelde plekken en vergaderapparatuur afnemen
- Glazen wanden, deuren en de entreepui op vingerafdrukken reinigen
- Koelkast controleren op verlopen producten volgens de afspraken met het kantoor
- Magnetron van binnen en buiten reinigen
- Vensterbanken en kasten op handhoogte afstoffen
- Tegels en voegen in het sanitair grondig reinigen
- Afvalscheiding controleren en papier- en plasticbakken legen
Maandelijkse schoonmaaktaken op kantoor
Maandelijkse taken richten zich op de plekken waar stof zich langzaam ophoopt. Juist deze taken worden vaak vergeten als ze niet in een rooster staan.
- Plinten afnemen in alle ruimtes
- Deuren, deurposten en kozijnen aan de binnenkant reinigen
- Koelkast volledig leegmaken en van binnen reinigen
- Bureaustoelen afnemen, inclusief armleuningen en poten
- Radiatoren en convectorputten afstoffen
- Hoog afstoffen: bovenkant van kasten, schilderijen en lijsten
- Kranen en douchekoppen ontkalken
- Prullenbakken zelf reinigen, niet alleen legen
- Lichtschakelaars en wandcontactdozen grondig reinigen
Schoonmaken per kwartaal of halfjaar
Sommige taken hoeven maar een paar keer per jaar, maar maken een groot verschil voor de uitstraling en de levensduur van je inrichting. Dit wordt vaak als periodieke dieptereiniging ingepland, los van het dagelijkse onderhoud.
- Luchtroosters en ventilatieroosters reinigen
- Lampen en armaturen afstoffen
- Ramen aan de binnen- en buitenkant wassen (afhankelijk van ligging vaker)
- Tapijt op diepte reinigen met sproei-extractie
- Harde vloeren machinaal schrobben en zo nodig opnieuw in de was zetten
- Bureaustoelen en banken reinigen
- Achter en onder zware meubels schoonmaken
- Jaloezieën en lamellen reinigen
- Keukenkastjes in de pantry leeg en van binnen schoonmaken
Hoe maak je een schoonmaakrooster dat past bij jouw kantoor?
Begin met een plattegrond of een lijst van alle ruimtes. Zet per ruimte de taken uit de lijsten hierboven en kies per taak een frequentie. Drukke ruimtes zoals sanitair, pantry en entree krijgen een hogere frequentie, rustige ruimtes zoals een archief een lagere.
Houd rekening met hoe het kantoor werkelijk wordt gebruikt. Werkt iedereen op dinsdag en donderdag op kantoor, plan de schoonmaak dan zo dat het kantoor op die dagen fris is. Maak ook afspraken over wat medewerkers zelf doen, zoals bureaus leeg achterlaten en vaat in de vaatwasser zetten. Een schoonmaker kan een bureau vol papieren niet goed afnemen.
Hang het rooster op een vaste plek of deel het digitaal, en spreek af hoe je feedback geeft. Loop het rooster na de eerste weken samen door: blijken er plekken te vaak of juist te weinig aan bod te komen, pas het dan aan. Een rooster is geen vast document maar iets wat met je kantoor meegroeit.
Hoe controleer je of het schoonmaakrooster wordt nageleefd?
Een rooster werkt alleen als iemand het bewaakt. Wijs aan jouw kant een vaste contactpersoon aan, bijvoorbeeld de officemanager, die feedback verzamelt en doorgeeft. Zo komen klachten niet via vijf verschillende collega's binnen.
Loop daarnaast af en toe zelf een vaste ronde langs de plekken die het snelst worden vergeten: plinten, de bovenkant van kasten, de binnenkant van de koelkast en de hoeken van het sanitair. Vergelijk wat je ziet met het rooster. Klopt de frequentie, maar is het resultaat niet goed, dan is het een kwestie van uitvoering. Is het resultaat goed, maar is het te snel weer vuil, dan is de frequentie te laag.
Een aftekenlijst in het sanitair of een digitale checklist kan helpen, maar zegt alleen iets als iemand er ook naar kijkt. Een korte, regelmatige evaluatie met het schoonmaakbedrijf werkt meestal beter dan wachten tot er een grote klacht ligt.
Rooster laten opstellen en uitvoeren
Wil je het rooster niet zelf bedenken en bewaken, dan kun je het ook laten opstellen. Bij Cleaning Geniuses lopen we tijdens een gratis intake samen door je kantoor en maken we een takenlijst per ruimte met frequenties die passen bij hoe jullie werken. Binnen 24 uur na de intake heb je een vaste offerte. Daarna werkt een vast team die checklist af, met één aanspreekpunt dat de kwaliteit periodiek op locatie controleert.
Veelgestelde vragen
Wat hoort er in een schoonmaakrooster voor kantoor?
Een overzicht van alle ruimtes met per ruimte de taken en hoe vaak die gebeuren: dagelijks, wekelijks, maandelijks of per kwartaal. Zo is voor iedereen duidelijk wat er wanneer wordt gedaan.
Welke kantoorruimtes moeten dagelijks schoongemaakt worden?
Sanitair, de pantry, de entree en veelgebruikte contactpunten zoals deurklinken en lichtknoppen. Daar komen de meeste mensen en hopen vuil en bacteriën zich het snelst op.
Hoe vaak moeten ramen op kantoor gewassen worden?
Dat hangt af van de ligging en het weer, maar veel kantoren laten de ramen een paar keer per jaar wassen. Aan een drukke weg of bij veel glas aan de straatkant kan dat vaker nodig zijn.
Wat doen medewerkers zelf en wat doet de schoonmaker?
Medewerkers ruimen hun bureau op, zetten vaat weg en gooien afval in de juiste bak. De schoonmaker reinigt, desinfecteert en houdt vloeren, sanitair en pantry op peil volgens het rooster.
Moet het schoonmaakrooster regelmatig worden aangepast?
Ja. Verandert het aantal mensen op kantoor, de indeling of het werkpatroon, dan veranderen ook de frequenties. Loop het rooster daarom periodiek samen met je schoonmaakbedrijf door.