Hoe vaak moet een kantoor schoongemaakt worden?

Er is geen vaste regel, wel een logische aanpak

Er bestaat geen wet of norm die voorschrijft hoe vaak een gewoon kantoor schoongemaakt moet worden. Wel moet een werkgever zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving, en daar hoort schoon sanitair en een hygiënische pantry bij. De vraag is dus niet zozeer wat het minimum is, maar welke frequentie past bij hoe jullie het kantoor gebruiken.

De belangrijkste les: kijk niet naar het kantoor als geheel, maar per ruimte. Sanitair en pantry hebben een heel ander ritme nodig dan een rustige vergaderzaal of een archief. Een goed schoonmaakplan combineert daarom verschillende frequenties binnen hetzelfde pand.

Naast het aantal mensen spelen ook andere factoren mee: de soort vloer, of er bezoekers of klanten komen, of er in het pand wordt gegeten en hoe de entree ligt ten opzichte van de straat. Een kantoor met een open keuken waar dagelijks wordt geluncht, heeft een ander ritme nodig dan een kantoor waar iedereen buiten de deur eet.

Schoonmaakfrequentie op basis van het aantal medewerkers

Het aantal mensen dat dagelijks aanwezig is, is de beste voorspeller van hoeveel vuil er ontstaat. Meer mensen betekent meer toiletbezoek, meer koffie, meer afval en meer zand dat van buiten wordt meegenomen. Onderstaande indeling is een praktisch vertrekpunt, geen vaste regel.

• Klein kantoor met een handvol mensen die niet elke dag aanwezig zijn: vaak volstaan een of twee beurten per week, met de nadruk op sanitair, pantry en vloeren.
• Kantoor met een vaste groep medewerkers die het grootste deel van de week aanwezig is: denk aan twee tot drie beurten per week, met sanitair en pantry bij elke beurt.
• Groot of druk kantoor met veel aanwezigen of bezoekers: dagelijkse schoonmaak ligt voor de hand, zeker voor sanitair, pantry, entree en contactpunten.
• Kantoor met klantcontact, zoals een showroom of ontvangstruimte: de eerste indruk telt, dus entree, balie en glas vragen vaak dagelijkse aandacht, ook als de rest minder vaak hoeft.

Hoe vaak schoonmaken bij hybride werken?

Sinds veel organisaties hybride werken, is het kantoor niet meer elke dag even vol. Op dinsdag en donderdag is het druk, op vrijdag is het stil. Een vast rooster van vijf beurten per week past dan niet meer, maar elke week één beurt op een rustige dag ook niet.

Kijk daarom naar de piekdagen. Plan de schoonmaak zo dat het kantoor fris is aan het begin van een drukke dag, en dat het na een drukke dag weer op orde wordt gebracht. Twee of drie gerichte beurten rond de piekdagen leveren vaak meer op dan dezelfde uren gelijk over de week verdeeld.

Bij flexplekken is het afnemen van bureaus belangrijker dan bij vaste werkplekken. Als elke dag iemand anders aan een bureau zit, worden toetsenborden, muizen en bureaubladen door veel handen aangeraakt. Spreek af dat bureaus aan het eind van de dag leeg worden achtergelaten, zodat ze goed kunnen worden afgenomen.

Weet je niet precies wanneer het druk is? Kijk dan naar gegevens die je vaak al hebt, zoals een reserveringssysteem voor werkplekken of vergaderzalen, of vraag het simpelweg een paar weken na bij je team. Zo baseer je het rooster op hoe het kantoor echt wordt gebruikt, in plaats van op een gevoel.

Sanitair en pantry versus werkplekken

Niet elke ruimte heeft dezelfde frequentie nodig. Een praktische verdeling ziet er zo uit:

• Toiletten en wastafels: bij elke beurt, in drukke kantoren dagelijks. Hier ontstaan hygiëneproblemen het snelst en klachten het eerst.
• Pantry en keuken: bij elke beurt aanrecht, spoelbak, koffieapparaat en tafels. Koelkast en magnetron wekelijks of vaker als ze veel worden gebruikt.
• Contactpunten zoals deurklinken, lichtknoppen en liftknoppen: bij elke beurt.
• Werkplekken: bij vaste plekken vaak een of twee keer per week afnemen, bij flexplekken bij elke beurt.
• Vloeren: looproutes, entree en pantry vaker dan rustige hoeken. Volledig zuigen meestal wekelijks of vaker.
• Vergaderzalen: na intensief gebruik, of op vaste dagen afgestemd op de agenda.
• Plinten, deuren, radiatoren en hoog stof: maandelijks of per kwartaal als periodieke taak.

Signalen dat je kantoor vaker schoongemaakt moet worden

Ook met een goed rooster kan de frequentie na verloop van tijd niet meer passen, bijvoorbeeld omdat je team is gegroeid of de werkdagen zijn veranderd. Let op deze signalen:

• Prullenbakken of afvalbakken zitten vol voordat de volgende beurt is
• Zeep of handdoekpapier is regelmatig op
• Toiletten ruiken halverwege de week al niet meer fris
• Medewerkers gaan zelf de pantry of het aanrecht schoonmaken
• Er ligt zichtbaar zand of gruis bij de entree en op looproutes
• Er komen klachten over stof, vooral van mensen met allergieën
• Vingerafdrukken op glazen wanden en deuren blijven dagen zichtbaar

Wanneer kan het juist minder vaak?

Andersom kan een frequentie ook te hoog zijn. Als de schoonmaker structureel weinig te doen heeft in bepaalde ruimtes, kun je uren verschuiven. Bijvoorbeeld van werkplekken die nauwelijks worden gebruikt naar het sanitair, of van dagelijkse beurten naar minder beurten met daarnaast een periodieke dieptereiniging. Zo besteed je de uren waar ze het meeste effect hebben.

Let wel op dat je niet bezuinigt op de verkeerde plekken. Minder vaak stofzuigen in een rustige ruimte is meestal geen probleem, minder vaak het sanitair schoonmaken wel. En als dagelijkse beurten wegvallen, wordt het des te belangrijker dat periodieke taken zoals plinten, radiatoren en hoog stof vast in het rooster staan, anders hoopt het vuil zich op de achtergrond langzaam op.

De juiste frequentie bepalen voor jouw kantoor

De beste manier om tot een passende frequentie te komen, is samen door het kantoor te lopen en per ruimte te bespreken hoe intensief die wordt gebruikt. Na een paar weken kijk je dan of het werkt en stuur je bij. Vraag ook je medewerkers wat hun opvalt; zij merken als eerste wanneer iets tussen twee beurten niet meer schoon is.

Dat is ook hoe Cleaning Geniuses het aanpakt. Tijdens een gratis intake bekijken we je kantoor en jullie werkpatroon, en stellen we een takenlijst op met frequenties per ruimte. Binnen 24 uur heb je een vaste offerte. Onze teams werken ook vroeg in de ochtend, 's avonds en in het weekend, en je vaste aanspreekpunt kijkt periodiek op locatie of de frequentie nog past.